Invitation letter, atau juga disebut sebagai surat undangan. Kamu mungkin menerima surat tersebut dari individu atau organisasi. Bahkan, surat undangan juga bisa kamu buat untuk orang yang ingin kamu undang dalam kegiatan tertentu. Kamu juga bisa menggunakan surat tersebut untuk mengundang organisasi. Intinya, surat undangan ini digunakan untuk meminta kehadiran.
Nah, biasanya undangan tersebut bisa diberikan untuk menghadiri undangan ulangtahun, undangan kegiatan organisasi, undangan pernikahan, dan lainnya. Tentu saja, ketika menulis surat nggak boleh sembarangan. Kamu harus menggunakan kata-kata formal atau informal, tergantung tujuan dari kegiatan tersebut. Jika formal, kamu juga harus cek grammar dan spelling yang kamu gunakan.
Pentingnya Surat Undangan
Dalam menulis surat undangan, berikut adalah hal-hal yang wajib kamu perhatikan. Salah satunya, kamu harus menjelaskan detail-detail yang sangat penting tentang event atau kegiatan yang akan diselenggarakan. Misalnya, kamu harus menjelaskan ruangan, tanggal, juga informasi tambahan lainnya jika diperlukan.
Surat undangan juga mewakili siapa sih yang menulis surat tersebut. Untuk itu, kamu nggak boleh sembarangan ketika ingin menulis surat undangan.
Surat Undangan Formal Vs. Informal
Tujuan dari surat undangan formal itu apa sih? Tentu untuk menyampaikan informasi atau deskripsi kegiatan di masa depan. Selain itu, fungsinya adalah untuk memberitahu bahwa kehadiran si penerima undangan itu sangat penting dalam kegiatan tersebut. Pastikan surat undangan tersebut sudah dibuat dan diberikan kepada si penerima dua minggu sebelum kegiatan berlangsung.
Nggak cuman itu, surat undangan formal juga harus ditulis dengan menggunakan penulisan yang persuasive atau ajakan. Apalagi ketika kamu membutuhkan 100% respon positif dalam undangan tersebut.
Kenapa undangan harus dikirimkan jauh-jauh hari sebelum kegiatan? Hal ini penting, supaya penerima undangan juga bisa merencanakan sesuai dengan jadwal mereka. Apalagi kalau tamu yang ingin kamu undang punya jadwal yang sangat ketat dan kamu ingin meningkatkan kemungkinan kehadiran mereka dalam kegiatan yang kamu buat.
Invitation letter terutama untuk kepentingan visa, atau juga dikenal sebagai undangan untuk seorang teman, pasti punya tujuan berbeda. Surat ini harus menjamin bahwa temanmu, keluargamu, atau oranglain akan menjaga kamu selama di luar negeri. Nah, surat tersebut juga punya persyaratan bahwa siapapun yang menjamin kamu harus tinggal di negeri yang ingin kamu kunjungi.
Tips Sebelum Menulis Invitation Letter
Perlu diketahui bahwa biasanya invitation letter atau surat undangan dibuat hanya sebanyak satu lembar. Tapi, kalo ada keterangan lainnya yang harus ditambahkan, maka biasanya juga ada lampiran. Atur informasi yang ingin kamu sampaikan terlebih dulu dalam struktur teks yang baik. Hal ini penting supaya pembaca tahu informasi yang sedang kamu tulis.
1. Buat daftar tamu hadir
Kalo kamu ingin menulis surat pribadi, pastikan kamu menulis nama-nama mereka secara tepat. Selain itu, putuskan apakah kamu bakalan menulis surat tersebut dengan bahasa formal atau informal. Pilih sesuai dengan kepentingan yang kamu buat.
2. Tambahkan Informasi Yang Dibutuhkan
Pastikan bahwa kamu juga memberikan seluruh informasi tentang kegiatan tersebut. Caranya adalah dengan menulis secara jelas tujuan-tujuan utama yang ingin kamu sampaikan dalam surat. Misalnya, apakah ada syarat-syarat tertentu bagi tamu undangan? Apakah kamu butuh respon kehadiran mereka secepatnya didalam surat tersebut? Berapa tamu yang ingin kamu undang? Apa kamu juga butuh dresscode?
3. Tentukan Penggunaan Bahasa Dalam Surat Tersebut
Kalo kamu nulis surat tersebut untuk seorang teman, masih layak kok kalo surat tersebut kamu tulis dengan menggunakan bahasa informal. Kalo kamu menulis sebagai perwakilan dari sebuah organisasi atau duta besar, itu artinya kamu harus menulis surat tersebut dengan tata bahasa yang formal. Surat yang formal berarti harus memperhatikan struktur teks undangan formal.
Nah, kalo kamu sudah memutuskan untuk menulis undangan biasa, yang informal, kamu tinggal memilih kertas apa yang bakalan kamu gunakan.
4. Hal Lainnya
Berikut adalah hal-hal lainnya yang harus kamu perhatikan dalam menulis surat:
- Cantumkan alamat yang jelas kepada penerima surat.
- Undang organisasi atau individu tersebut untuk hadir dalam kegiatan atau kepentingan yang kamu inginkan secara menyenangkan.
- Tulis nama, tempat, juga tanggal kepentingan tersebut secara rapih.
- . Hindari kesalahan penulisan, seperti grammar atau juga ejaan.
- Pastikan struktur kalimat yang kamu gunakan terdengar menarik, sangat bersahabat jika memang undangan tersebut adalah undangan informal.
Menulis Surat Undangan Step by Step
Oke, kamu sudah membaca dari awal sampai akhir tentang definisi invitation letter, tips sebelum menulis dan hal-hal yang harus diperhatikan lainnya ketika menulis surat. Nah, sekarang kamu harus tau seperti apa sih proses-proses penulisan undangan agar dapat membuat tulisan yang baik? Gimana cara yang paling baik untuk meminta tamu undangan hadir?
Walaupun nggak ada pendekatan spesifik atau strategi tertentu dalam menulis undangan formal atau informal, namun kamu bisa kok menggunakan langkah-langkah umum dalam menulis undangan secara formal.
1. Tulis Subjek (Untuk Email)
Subjek ditulis dengan tujuan untuk memberi tahu kepentingan surat yang kamu buat. Misalnya, ketika kamu harus mengundang seorang manajer travel untuk mengikuti tur bulanan di sebuah hotel yang ada di Surabaya, maka kamu harus menulisnya seperti ini:
“Invitation for monthly hospitality tour in Surabaya”
2. Tambahkan Kepala Surat
Selalu inget bahwa undangan formal harus disertai dengan kepala surat sebuah perusahaan tertentu. Memang sih itu bukan hal yang wajib, tapi bakalan mencerminkan keabsahan dari organisasi. Jadi, lebih terdengar profesional aja.
3. Tulis Salam/ Pembuka
Menulis invitation letter harus diawali dengan kalimat pembuka atau salam. It’s okay kalo kamu nggak kenal dengan siapa yang menerima surat tersebut. Kamu bisa menulis kayak gini:
Dear Sir/Madam
Tapi, kalo kamu tahu siapa yang menerima surat tersebut, kamu bisa menulis nama awal dan nama belakang mereka. Misalnya kayak gini:
Dear Laura Michelle
Nah, setelah memberikan kata salam tersebut, akhiri dengan tanda koma dan pindah ke baris berikutnya. Sangan penting untuk mencari tahu nama orang tersebut supaya kamu bisa menulis undangan secara lebih personal. Beberapa frasa yang umum adalah sebagai berikut:
4. Tulis Isi Surat
Dalam paragraf pertama,kamu harus menjelaskan apa tujuan dari kegiatan yang kamu lakukan. Tunjukkan bahwa kamu menghormati siapa yang kamu undang, dan tunjukkan rasa bahagia tersebut untuk mengundang mereka.
Kamu juga harus menyebut dimana kegiatan tersebut akan berlangsung juga pukul berapa. Informasi tersebut harus disampaikan pada awal surat, sehingga yang membaca undangan tersebut akan menemukan informasi langsung. Jadi, mereka juga nggak bakalan baca dua kali cuman buat cari tahu informasi penting seputar kegiatan yang akan kamu lakukan.
Pada paragraf kedua, kamu harus menceritakan apa sih tujuan kegiatan tersebut. Jelaskan kenapa mereka harus hadir dalam kegiatan tersebut.
Kemudian, tambahkan detail informasi lainnya untuk event tersebut. Jika dalam kegiatan tersebut ada program yang kamu lakukan, kamu harus menunjukkannya loh. Dan, jelaskan juga kalo ada tamu spesial atau juga aktivitas yang sudah disiapkan selama kegiatan berlangsung nanti.
Jangan lupa, tambahkan informasi apapun yang penting. Apalagi kalo dalam kegiatan selama undangan, peserta undangan harus bawa beberapa hal penting.
Kalo dalam kegiatan tersebut ternyata adalah ulang tahun, perayaan pernikahan, baby shower, atau apapun itu, dan kamu nggak pengen menerima kado/hadiah, maka kamu bisa mencantumkan kata “no gifts please” dalam surat undangan tersebut.
Invitation letter model seperti ini bisa juga dijadikan dalam bentuk card. Coba baca tentang cara menulis invitation card deh supaya kamu paham.
5. Kata Penutup
Tunjukkan rasa hormat dengan menyampaikan bahwa kamu sangat mengharapkan kehadiran para tamu undangan dalam kegiatan tersebut. Kamu juga bisa menghubungi mereka nantinya untuk mendapatkan respon, tapi cantumkan cara tersebut dalam undangan, termasuk kapan kalian akan menelpon.
Kemudian, tulis kontak kalian seperti email, nomor telepon, atau lainny. Kalo kamu menulis undangan tersebut sebagai perwakilan perusahaan, maka cantumkan apa posisi dan jabatan kamu dalam perusahaan tersebut. Jadi, ketika ada seseorang yang punya pertanyaan tentang kegiatan tersebut, mereka bisa menghubungi kamu dengan lebih mudah.
Berikut adalah contohnya:
Terakhir, jangan lupa untuk cek grammar, tanda baca, juga kesalahan pengejaan sebelum mencetak dan mengirim surat tersebut. Pastikan bahwa teks tersebut tidak ada kata-kata yang kurang, atau kalimat yang kurang lengkap, apalagi jargon. Pastikan jika struktur kalimat benar-benar jelas dan mudah dimengerti.
